¿Por qué los plazos son una causa de estrés?

Los plazos son una parte importante de la industria de las TIC. Para poder administrar los certificados emitidos de manera oportuna, el Organismo de Certificación debe realizar un seguimiento de muchos plazos.

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Plazos de la industria de las TIC

Los plazos son una parte importante de la industria de las TIC. Para poder administrar los certificados emitidos de manera oportuna, el Organismo de Certificación debe realizar un seguimiento de muchos plazos. Una determinada fecha límite en el proceso de certificación es la fecha de vencimiento de un certificado, pero esa no es la única fecha límite que tiene el proceso. Los seguimientos de no conformidades tienen sus propios plazos. Las apelaciones, quejas y objeciones tienen un plazo. La fecha de la auditoría tiene una fecha límite. Incluso el tiempo de respuesta a un cliente como fecha límite. Puede convertirse en una verdadera carga tratar de gestionar todos estos. ¿Cómo lo haces?

Gestión práctica de plazos

Los auditores saben esto como ningún otro, lo primero que deben hacer cuando preparando una auditoria está realizando un seguimiento de las no conformidades pendientes. Pero, ¿cuál es el estado de esas no conformidades? Esta pregunta desencadena una búsqueda sin fin para documentos, informes y expedientes de no conformidad en. Tienen que encontrarlos dentro de su fecha límite.

Cada mañana, el programador encuentra diferentes notas en su escritorio y un par de llamadas perdidas . Depende del planificador hacer frente a todos los cambios en las fechas de auditoría. De lo contrario, el planificador siente la culpa del certificado caducado. Cuando esto sucede, el organismo de certificación recibe quejas de los clientes acerca de los certificados vencidos, que presionaron nuevamente al programador.

Los clientes deben gestionar las no conformidades de diferentes estándares y organismos de certificación. Las no conformidades solo se informan en el informe final o en un correo electrónico separado. No hay recordatorios. ¿Cómo aseguran los organismos de certificación el seguimiento? ¿Cómo y cuándo debería el Organismo de Certificación revisar la evidencia?

Y la lista de todas las cosas a las que debe realizar un seguimiento es interminable. La parte más difícil de realizar un seguimiento de las tareas es que, por lo general, las tareas se mezclan con los problemas del «día a día». Están solos en medio de una niebla de cuestiones igualmente importantes. Y así, el auditor, el planificador y el cliente se quedan preguntándose quién hizo qué, cuándo y dónde.

Las causas de los problemas de plazos.

La mayoría de las acciones dentro de un organismo de certificación están relacionadas con plazos y frecuencias. Las auditorías, las no conformidades pendientes y las acciones de seguimiento complejas contribuyen a una lista casi interminable de cosas de las que realizar un seguimiento. Esto puede convertirse rápidamente en algo muy complejo, especialmente cuando todos los plazos están relacionados entre sí y las consecuencias de fallar en al menos uno son grandes (por ejemplo, la revocación o suspensión de un certificado).

El problema radica en un sistema de datos descentralizado. Las soluciones puntuales y las listas de verificación sueltas ya no ofrecen ningún valor. Cuando los plazos están entrelazados, pero el sistema de gestión de datos no, es muy probable la posibilidad de perder fechas importantes. Si aún puede lograr unir todos los plazos, es probable que esto le cueste muchos recursos.

¿No está seguro de si utiliza un sistema de datos descentralizado o soluciones puntuales? Lea nuestro blog sobre soluciones puntuales.

El impacto de una fecha límite incumplida.

Perderse una sola auditoría no es el fin del mundo. Incluso el incumplimiento de una fecha límite de seguimiento de la no conformidad se puede gestionar eventualmente. El problema es que si no cumple con los plazos y se olvida de las auditorías, su organización en su conjunto será menos respetada y valorada por sus clientes. Por otro lado, los organismos de acreditación están interesados en tener unseguimiento oportuno de cada acción. Si su organización recibe la etiqueta de «no confiable», es muy difícil cambiar esta perspectiva. Los clientes juzgan rápidamente cuando se siguen incumpliendo los plazos y las auditorías.

Cuando pueda gestionar todos los plazos, frecuencias y comunique estos claramente,no solo salvará su reputación con sus clientes, sino también cuidará sus valiosos recursos. Hemos visto que nuestros clientes ahorran hasta un 50% de su tiempo, especialmente el tiempo de mano, e incluso aumentan sus ingresos reservando las horas relacionadas con estas actividades.

Además de eso, mejora la tasa de satisfacción de su cliente y sin duda será beneficioso para su propia acreditación.

Las soluciones al problema de los plazos.

Los sistemas de IT pueden resolver el estrés relacionado con el incumplimiento de los plazos.Pero ten cuidado existen muchas interdependencias entre los pasos del proceso de certificación. Las soluciones sueltas o descentralizadas (o soluciones puntuales) por sí solas no resolverán el problema de la fecha límite. La automatización de listas independientes no resolverá el problema, solo administrará las acciones relacionadas con ese paso específico del proceso. ¿Qué puede resolver el problema de la fecha límite?

Sólo un solución integrada para la adquisición, cotización, planificación, ejecución, facturación y certificación gestionará losseguimientos oportunos de todas las auditorías, no conformidades y renovaciones de certificados. El portal del cliente realmente optimiza la forma en que se comunica con sus clientes y le permitiría realizar un seguimiento oportuno de sus acciones (debido a los recordatorios oportunos).

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