Certification planning software

Planification

La planification de l’audit va de la planification à l’exécution de l’audit. La planification est organisée par dates d’échéance. Le module de planification présentera le meilleur auditeur pour la tâche en fonction de la distance, des compétences, de la relation avec le client, de la disponibilité ou de toute règle commerciale requise. Un auditeur est programmé à l’aide d’un système de glisser-déposer.

HISTOIRES D’UTILISATEURS

Le module de planification m’aide à gérer toutes les admissions à venir. Les audits à programmer sont présentés avec une liste de bons candidats possibles pour cet audit. Cela permet de gagner beaucoup de temps en essayant de mélanger et de faire correspondre les auditeurs. Le système présente également la fenêtre de temps pour l’audit, ce qui m’épargne la peine de rechercher la date de naissance de l’audit. La reprogrammation des audits annulés ou la programmation des places vides se fait d’un simple clic.

Lorsque le planificateur m’attribue une tâche, elle se synchronise avec mon agenda personnel. Le planificateur s’est assuré de planifier mes tâches pour que j’aie le moins de temps de trajet possible. La planification dans mon agenda indique que la portée, la phase et les spécificités de la mission sont. La notification de réunion me donne toutes les informations dont j’ai besoin de savoir. Je peux cliquer sur la réunion et cela ouvrira ma navigation et me fournira le numéro de ma personne de contact.

Processus de certification Zertic

Je peux filtrer dans le planning pour voir quels audits doivent être programmés et quand. Il indique si nous respectons les délais et les échéances. La planification utilisera les heures sur place. Les heures de bureau et même les heures de révision sont présentées. Je sais donc toujours que mon équipe peut exécuter les audits et dispose également de suffisamment de temps pour préparer et réviser l’audit. De cette façon, ils publient le rapport à temps, à chaque fois.

TABLEAU DE BORD

Lorsque le planificateur sélectionne une tâche d’audit à planifier, la planification affiche toutes les tâches d’audit associées, de sorte que le planificateur peut combiner plusieurs tâches en une seule visite. Dans la planification, les meilleurs auditeurs pour le poste sont présentés dans un  »top 3 ». Les contrôles les plus importants tels que les compétences correspondantes, les visites à vue maximales, la disponibilité, la relation avec le client et la distance sont effectués avant que le système ne présente une option. La planification réelle de l’audit est une activité de glisser-déposer. La confirmation se fait par une simple pression ou un bouton, le système générera un e-mail pour le client avec toutes les informations pertinentes telles que la date, l’heure et le nom de l’auditeur.

FONCTIONNALITÉS

Le client reçoit une confirmation une fois la planification de l’audit finalisée. Un e-mail automatisé est envoyé au client contenant toutes les informations pertinentes. Cet email est automatiquement enregistré dans le fichier d’audit numérique, il fera partie d’une liste de correspondance, afin que l’auditeur ait à tout moment la confirmation de son audit. Lorsqu’un audit non annoncé est programmé, le système empêche l’envoi d’un e-mail de confirmation et en informe l’auditeur.

Tous les audits à prévoir sont tirés du devis. Sur la base de la date d’exécution de l’audit initial, toutes les autres dates d’audit de surveillance sont calculées. Zertic dressera automatiquement une liste des meilleurs auditeurs disponibles pour planifier l’audit. La liste est basée sur les compétences requises, le lieu de l’audit et de l’auditeur, la disponibilité, la relation avec le client et le nombre d’audits exécutés sur site. Zertic indiquera si l’audit de surveillance se situe dans les limites de la norme et de la date de naissance du certificat.

Le système a la capacité de proposer une planification automatisée. L’outil de planification fournit la meilleure liste d’auditeurs pour les audits à venir. Sur la base des compétences, des fenêtres de temps, de l’emplacement et des coûts de déplacement, le système fournira à la planification les meilleures alternatives pour planifier cet espace dans la planification. Ces options automatisées sont liées à l’agenda en temps réel des auditeurs. Ainsi, lorsqu’un auditeur est programmé, il sera mis à jour instantanément.

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