Los dolores de cabeza de la gestión de competencias

Más organizaciones enfrentan desafíos en la programación de auditores (autónomos). Muchos encuentran que sus problemas se originan en una compleja gestión de competencias. ¿Se enfrenta a desafíos en la programación de auditores debido a la gestión de competencias? Si es así, sigue leyendo para ver cómo gestionarlo de forma eficaz.

La creciente complejidad de la gestión de competencias

Solo un auditor con las competencias adecuadas puede realizar una auditoría. Como esta regla suena muy simple, la realidad es mucho más compleja. Los organismos de certificación difícilmente pueden realizar un seguimiento de todas las normas de cumplimiento de competencias. Los organismos de acreditación y los propietarios de normas se están centrando más en la gestión de competencias. Por esta razón, es necesario mantener una base de datos actualizada con todo el registro de competencia aplicable de su auditor. El gran beneficio es que los planificadores pueden utilizar esta base de datos para elaborar programas que cumplan tanto con los umbrales de eficiencia como con los requisitos de competencia de auditoría.

Pero, ¿qué sucede cuando una auditoría se vuelve más compleja? ¿Qué sucede si combina las auditorías en auditorías combinadas? Es raro contar con un auditor que tenga todas las competencias para un auditoría compleja o combinada. En la mayoría de estos casos, los auditores se combinan en equipos de auditoría. Cuando se combina, el equipo debe adherirse a todas las competencias requeridas. Esta forma de programar es lo que llamamos programación orientada a la competencia .

Cuando una auditoría requiere mucha competencia diferente, pone una tensión en la disponibilidad de múltiples auditores. Para poder utilizar la programación orientada a competencias sin ejercer presión sobre una organización, es necesario que la organización tenga una buena comprensión del estado actual de las competencias disponibles. Esto se está volviendo más complejo por las siguientes tres razones:

1 Complejidad del registro: Los organismos TIC deben registrar más datos sobre las competencias de los auditores. En estos días, existen datos de competencia de estándares, categorías, códigos EA, códigos Nace, niveles de auditoría, organismo de acreditación, fechas límite de capacitación, número de auditorías realizadas, número de visitas al mismo sitio, etc. Todos estos datos deben combinarse y verificarse antes de que un organismo de TIC pueda programar un auditor para cualquier auditoría. Esto, por sí solo, es complejo de gestionar.

2 Auditores autónomos: Debido a la globalización, los certificadores están realizando auditorías a nivel global. Para evitar costos de viaje, los organismos TIC están contratando auditores independientes en la región para hacer el trabajo. Estos auditores son contratados para un par de auditorías por año. Para los organismos TIC, es difícil hacer un seguimiento de la validez de la competencia de sus auditores independientes, especialmente por la experiencia adquirida en otros organismos de certificación.

3 Prueba para los propietarios estándar: Las organizaciones de normalización están elevando el nivel de las competencias. Requieren más gobernanza y conocimiento de todos los detalles de la gestión de competencias. Requieren que el organismo TIC, o auditor autónomo, acredite el cumplimiento de sus estándares de competencia. Esto se puede hacer a través de auditorías de testigos, prueba de la capacitación que se sigue y el número de auditorías realizadas en un período y mucho más. Todo esto debe mantenerse en un sistema actualizado y compartirse con el propietario estándar.

Gestión de software y competencias

La gestión de competencias es un juego de datos y estructura . Las competencias existentes deben administrarse junto con la capacitación, auditorías de testigos, auditorías realizadas, códigos Nace y códigos EA. Todos estos datos deben comunicarse con las organizaciones de normalización.

La mayoría de los programadores utilizan registro digital para gestionar las competencias. Si bien el uso de registros digitales está bien para la programación, usar solo un registro digital no es suficiente para administrar las competencias. durante las operaciones. Porque durante las operaciones, las competencias de un auditor pueden cambiar con frecuencia. A continuación, le corresponde al planificador mismo actualizar el registro. Esto es puede generar errores. Por esta razón, los ingenieros de software han trabajado para crear soluciones de software para la gestión de competencias. La mayor parte de este software se combina en software de certificación general, pero existen herramientas de gestión de competencias específicas. No recomendamos el uso de soluciones puntuales, pero la opción está disponible.

El software de certificación, con las herramientas de gestión de competencias, puede gestionar la competencia de todos los auditores. Lo hace a través de áreas en línea. Por ejemplo, proporciona un área en línea para que los auditores independientes mantengan sus competencias actualizadas. Otro ejemplo es que, en función de los datos que el cliente proporcionó en la fase de adquisición, el software de certificación puede hacer coincidir automáticamente al auditor o al equipo auditor adecuado para la auditoría. Esta programación automatizada orientada a la competencia tiene en cuenta la competencia, la distancia de viaje y el nivel de utilización de la capacidad de auditoría.

junto a laopción automatizada Para la programación orientada a la competencia, el principal beneficio de usar software automatizado para esto es que el software puede infromar a los organismos de TIC sobre los desencadenantes de la capacitación, las auditorías de testigos y el número mínimo de auditorías realizadas.

Requisitos para las herramientas de gestión de competencias

El uso de una herramienta en línea para la gestión de competencias reduce las tensiones en torno a la complejidad del registro, la programación de auditores independientes y la prueba para las Organizaciones Estándar. Además de eso, ayuda con programación orientada a la competencia. Por lo tanto, usar una herramienta tiene múltiples beneficios, pero no todas las herramientas ofrecen la misma gama de beneficios. Establecimos las reglas básicas para una buena herramienta de gestión de competencias. Una buena herramienta de gestión de competencias debería tener:

1. La capacidad de distinguir diferentes aspectos de competencia de una auditoría.
2. La habilidad para mezclar y combinar su base de datos de auditores encontrar un equipo adecuado para la auditoría.
3. Consideración de la disponibilidad de los auditores, la distancia y los costos del viaje, el alcance de la auditoría y otra información necesaria.
4. Una opción para combinar los datos de la propuesta de auditoría con los datos de su registro de competencias y crear el equipo óptimo para la auditoría.

Para cumplir con los Estándares de Acreditación, mantener a su equipo formalmente aprobado por Organizaciones de Normalización es clave. Crear y mantener su registro de competencias, incluido el vínculo con las auditorías de testigos, el número de auditorías ejecutadas, las revisiones internas y la evaluación, requiere un gran esfuerzo. Le quita el enfoque del negocio principal de su organización.

La gestión de competencias por sí sola no hará que su organización sea más productiva. Solo se asegurará de que cometa menos errores. La clave para utilizar la gestión de competencias en una organización es la integración. Cuando una organización ha integrado las herramientas de gestión de competencias adecuadas, la organización puede programar todas las próximas auditorías utilizando la herramienta. De esa manera, la herramienta calculará los horarios más óptimos para las próximas auditorías.

Gestión de competencias en Zertic

Los factores de complejidad mencionados hicieron que la gestión de competencias se pusiera en nuestra hoja de ruta. Durante los últimos años, trabajamos en la plena integración de la gestión de competencias en los procesos TIC. Zertic ayuda a las organizaciones a comprender mejor los segmentos de gestión por competencias, además de que ayuda a estructurar y organizar las auditorías de tal manera que los cronogramas se acerquen a los óptimos.

Dentro de la aplicación, hay dos opciones para programar una auditoría. Las auditorías se programan mediante la herramienta de gestión de competencias o mediante la programación manual. Dependiendo de la complejidad de la auditoría y la preferencia del organismo TIC, se puede optar por el elegido o cambiarlo antes o durante la auditoría.

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