Ejecución de auditoría
La ejecución de la auditoría es donde se lleva a cabo la auditoría. Antes de comenzar, se le presenta al auditor toda la información relevante sobre la auditoría. Los formularios de auditoría están conectados al sistema y se actualizan en tiempo real. Esto significa que los datos anteriores, como los comentarios anteriores o las no conformidades pendientes, se convierten en el formulario. Cualquier nueva no conformidad crea un flujo de trabajo separado, para no retrasar la auditoría.
HISTORIAS DE USUARIOS
El paso de ejecución de la auditoría me libera de toda la carga administrativa. Obtuve toda la información de las auditorías anteriores en mi pantalla. Se presenta el cuestionario correcto según el alcance y la fase de auditoría. El inicio de la auditoría es siempre el seguimiento de las no conformidades pendientes. Estos se presentan con la última actualización. Pero lo mejor de todo, ¡no hay que escribir más informes de auditoria! El informe se genera automáticamente en base a toda la información del sistema.
La revisión de una auditoría se ha convertido en algo muy simple de realizar. El formulario de auditoría viene con respuestas predefinidas, generación automática de no conformidades, controles y contrapesos. No tengo que repasar todos los detalles para todas y cada una de las revisiones. Si hay algún comentario, estos son gestionados por el flujo de trabajo del sistema. Se notificará al auditor y se le guiará directamente a través de mis comentarios.
La comunicación con el organismo de certificación ha cambiado para mejor. El portal nos ayuda a realizar un seguimiento de todos nuestros certificados, informes, auditorías planificadas y gestión de nuestras no conformidades. Recibimos planes de auditoría oportunos y precisos antes de las auditorías. Esto hace que la visita al sitio sea una auditoría menos administrativa y nos hace realmente enfocarnos en nuestras mejoras de calidad.
TABLERO
Cuando se programa una auditoría, se realiza mediante un flujo de trabajo. Este flujo de trabajo contiene tres cosas, el plan de auditoría, el formulario de auditoría y un formulario de revisión. Cuando la auditoría es parte de un ciclo más grande, el sistema puede reutilizar datos anteriores. Si esto no es necesario, el auditor puede sobrescribir esta opción. Una vez que se complete el plan de auditoría, se actualizará al cliente sobre su próxima auditoría. Esto se hace mediante un correo electrónico que contiene toda la información relevante. Una vez que se realiza la auditoría, el auditor completa todo el formulario de auditoría, este proceso está respaldado por las opciones de respuesta predefinidas, los paneles de control y los detalles de las no conformidades y las normas de presentación de informes. La realización de la auditoría se realiza dentro del sistema, ya sea en línea o fuera de línea.
FUNCIONALIDADES
Durante la auditoría, el auditor puede informar de las no conformidades. Según el estándar, esta no conformidad puede estar relacionada con un punto de control menor o mayor. Cuando se informa un incumplimiento, el incumplimiento se crea automáticamente y se relaciona con el punto de control real. La auditoría llenará toda la información sobre la no conformidad en la pantalla emergente. Al final de la carta de auditoría y los informes, las no conformidades mayores y menores se presentan en el resumen de gestión. A partir de ese momento las no conformidades se gestionan en el módulo de no conformidades.
El auditor tiene acceso a todos los datos relevantes para optimizar la ejecución de la auditoría. Al iniciar la auditoría, el auditor verá todas las no conformidades informadas en la auditoría anterior, incluido el estado actual y la pista de auditoría completa. Al realizar la auditoría, el auditor tiene acceso a todas las auditorías anteriores relacionadas con el sitio. El auditor puede seleccionar una auditoría previa para transferir los datos por punto de control. Además, puede predefinir las opciones de respuesta con los textos adecuados. El auditor ahora puede concentrarse en la interacción con el cliente y realizar la auditoría. Zertic asumirá la carga de la administración obligatoria. Hay informes estándar disponibles, que se crean con solo presionar un botón. Escribir informes es historia.
Zertic facilita la auditoría en cada paso del proceso. Desde recopilar datos de auditorías anteriores, proporcionar opciones de respuestas predeterminadas, crear no conformidades y crear informes. Al crear el plan de auditoría, Zertic completará el plan con todos los datos provenientes del CRM, cotización, planificación y auditoría anterior. La planificación, el equipo, el alcance, las no conformidades pendientes y mucho más está prellenado en el plan de auditoría. Con solo presionar el botón, se crea el informe del plan de auditoría. Al impulsar la creación del plan de auditoría al siguiente paso del flujo de trabajo, se crea el correo electrónico para la persona de contacto adecuada con el texto correcto y el plan de auditoría como un archivo PDF adjunto.
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